Digitální technologie

Čtyři tipy, jak zvýšit efektivitu pracovních schůzek

24. srpen 2016 četba na 5 minut
Ilustrační foto: Schůzka, manažeři, mítink, zasedací místnost.

Ilustrační foto: Schůzka, manažeři, mítink, zasedací místnost.

Foto: Shutterstock

Pracovní schůzky jsou přirozenou součástí pracovního procesu – avšak v některých společnostech zaměstnancům často zabírají zcela neúměrné množství času. Neztrácejte čas schůzováním, anebo alespoň zlepšete jejich výkon. Jak? Poradíme vám.

Na různých pracovních jednáních mohou leckdy zaměstnanci strávit více času než samotnou prací – a schůzky samotné přitom mohou být zcela neefektivní a bez jakékoli přidané hodnoty. Jak můžete efektivitu vašich mítinků naopak zvýšit?

Podle nedávného průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé mítinky průměrnému zaměstnanci až 37 procent času z jeho pracovního týdne. To vychází v průměru na 9 hodin na zaměstnance týdně, což je 11procentní nárůst času stráveného na schůzkách oproti roku 2011.

Až 37 %

času pracovního týdne zaberou průměrnému zaměstnanci různé mítinky.

Zdroj: Průzkum Verizon

Zvláště ve větších společnostech a korporacích často „mítinková mánie" dosahuje netušených rozměrů, kdy se stále častěji pořádají mítinky za účelem přípravy na budoucí schůzky a efektivita se zcela ztrácí. Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek svého týmu?

Pořádejte porady, jen když jsou opravdu třeba

Ačkoli se to nezdá, pokud se pracovní schůzka přepočítá na čas, který na ní zaměstnanci stráví, a vynásobí se jejich počtem, může jít finančně o velmi náročnou záležitost.

Dvouhodinový mítink pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den a pokud je takových schůzek i několik denně, jejich finanční náročnost stoupá ještě více.

Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že danou záležitost skutečně posunou dopředu, či ve chvíli, kdy ji není možné vyřešit lepším způsobem.

Schůzky je tedy dobré svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů. Vyhnout bychom se měli naopak zdlouhavým a obecně zaměřeným schůzkám, kde se spíš „vaří z vody".

Nepodceňujte přípravu

Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na mítink a výsledkem schůzky.

Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas.

Čím méně schůzek, tím lépe.

„Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe – v případě, že má zaměstnanec naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebude schopen se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí," radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

Vyhněte se pravidelným mítinkům

Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánováním dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity – často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou.

Pravidelným mítinkům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně.

Pravidelným mítinkům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně.

V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc mítinky zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.

Využívejte technologie

Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy mítink probíhá přes videokonferenční techniku.

Místo fyzických schůzek se tak firmám doporučuje právě přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních mítinků do on-line sféry a to ideálně právě v podobě videokonferencí, které mají stejné možnosti jako reálné setkání v zasedací místnosti.

Místo fyzických schůzek se firmám doporučuje přesun co nejvyššího počtu pracovních mítinků do on-line sféry.

Technologie samozřejmě vyžaduje určitou investici, dodávají odborníci. Aby vše správně fungovalo, je nutno zakoupit skutečně fungující a kvalitní videokonferenční systém.

„V dnešní době se dá i videokonferenční technika ušít na míru velikosti, potřebám a případnému budoucímu růstu firmy. Lze ji jednoduše využívat bez nutnosti vlastního IT zázemí, což bývá často 'noční můra' mnohých uživatelů," říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro, která videokonference Lifesize včetně cloudového řešení zastupuje na českém trhu.

Po počáteční jednorázové investici se totiž podle něj náklady začnou velice rychle vracet, a to jak v úsporách času, nákladů, tak i ve zvýšení efektivity práce zaměstnanců a také jejich spokojenosti v zaměstnání.