Život v digitální éře

Jak být v práci 40 hodin týdně a nezbláznit se

15. leden 2017 četba na 5 minut
Nepracujte víc jak 40 hodin týdně a naučte se říkat ne, radí experti na efektivitu.

Nepracujte víc jak 40 hodin týdně a naučte se říkat ne, radí experti na efektivitu.

Foto: Shutterstock.com

Pracujete často deset hodin denně a přesto stále nestíháte? Pak si potřebujete lépe naplánovat pracovní den a využívat čas efektivněji. Za 40 hodin týdně byste měli pohodlně zvládnout náplň práce, pokud ji děláte správně. Jak na to, radí experti na efektivitu práce.

Poslední zhasne, dělají si kolegové v práci legraci při odchodu a až nepříjemně často si tohoto černého Petra vytáhnete vy. Všichni už dávno vypnuli počítač, zaklapli notebook a spěchají pryč. Jen vy se ještě moříte s něčím, co už mělo být dávno hotové a odevzdané. Jak je to možné? Asi si neumíte správně rozvrhnout čas na práci. A čím déle v ní jste, tím rychleji vaše efektivita padá.

Server fastcompany.com shrnul tipy pro lidi, kteří jsou neustále v zaměstnání přes čas. „Někteří lidé říkají, ještě musím udělat to a to. Možná si ale na sebe nakládají mnoho úkolů," míní Maura Thomasová, odbornice na produktivitu a zakladatelka serveru RegainYourTime.

Jak si tedy vzít zpět vládu nad svým časem? Například si zjistit, co přesně se po vás chce. Hodně lidí si myslí, že po nich šéf něco požaduje, a přitom přesně neví, co by to mělo být, případně v jaké kvalitě a rozsahu.

„Neměli byste usilovně pracovat více než 40 hodin týdně," je přesvědčena Tracey Gritzová, další expertka na produktivitu práce a efektivní řízení firem a zakladatelka portálu The Efficient Office. Pouze pokud se chystáte na dovolenou nebo máte uzávěrku většího projektu, pak můžete tento časový rámec porušit. Obecné pravidlo 40 hodin by se ale podle ní mělo dodržovat.

Neměli byste usilovně pracovat více než 40 hodin týdně.

Takže jaké tipy dávají tyto „efektivní" ženy, abychom se tento rok úplně nezbláznili?

Úkoly na jedno místo

Zaměstnanci občas nemají ponětí o tom, jaké mají úkoly na pracovišti či kdy jsou uzávěrky. Je to často dáno tím, že úkoly mají roztroušené „jako sklerózu". Po různých e-mailech, stolních kalendářích, kalendáři v mobilu, kalendáři v počítači, v sešitu na stole, na mnoha papírcích, kterými si oblepili celý monitor.

„Je to jako skládat puzzle v různých místnostech," tvrdí Thomasová. Musíte si všechny úkoly a termíny dát na jedno místo. Rada zní: Vyhraďte si půlhodinku na to, abyste si všechny úkoly s termíny napsali na jeden seznam, nejlépe v elektronické podobě. Seznam můžete kdykoliv měnit, upravovat, prohazovat pořadí. Často je třeba si nové úkoly dát více nahoru, než jen dopsat až na konec seznamu.

Stanovit si jasné priority

Pokud si neumíte definovat cíle a priority, nemáte šanci dělat věci efektivně. Co má největší vliv na pracovní zatížení, je dobré dělat ráno či dopoledne. A pro den si nedávat vysoké cíle. Tři úkoly jsou až dost. Pokud si na den stanovíte dvanáct úkolů, těžko je splníte a večer jen propadnete depresi.

Naučit se říkat ne. I svému šéfovi

Pokud se na vás úkoly jen valí, nestíháte je a bobtnají jak těsto na kynuté knedlíky, asi máte problém říkat kolegům ne. Pokud to nesouvisí s vaší prací, případně koliduje s úkoly, které máte odevzdat, musíte se naučit říct ne, tohle já dělat nebudu. „Díky, že jste si na mě vzpomněli. Ale já mám nyní spoustu práce se svým úkolem. Sorry," radí Gritzová. A když tlačí i nadřízený? Odpovězte: „Který z těchto tří úkolů si mám posunout, pokud budu pomáhat s něčím novým?"

Důležitý začátek dne

Každé ráno si stanovte jeden až tři úkoly, které máte udělat. Netlačte se při tom do toho, že to musí být vždy tři. Někdy prostě děláte jen na jedné věci celý den. To je v pořádku. Lepší než si dát úkol: přečíst si všechny maily.

Nejlépe je začít den s něčím kreativnějším. „Pokud začnete číst maily, můžete se u nich zaseknout a chytíte se do cílů a priorit někoho jiného," varuje Gritzová. A pozor na „letmou" kontrolu sociálních sítí. To vám může nabourat celý den zejména tím, že si narušíte koncentraci a energii napřete jinam.

Vypnout si různá upozornění

Pokud vám na ploše neustále „vyskakují" různá upozornění, zejména u e-mailů, nebo vám neustále pípá mobil po každém mailu nebo příspěvku na sociální síti, s efektivitou se nadobro rozlučte. Pokud vás tlačí čas, hoří termíny odevzdání důležitých věcí, prostě si telefon i mail vypněte a věnujte se tomu, čemu máte. „Pokud se zbavíte vyrušování od práce, můžete pracovat osm hodin denně," je skálopevně přesvědčená Tracey Gritzová.

Umět odejít

Klidně si nastavte budík nebo upozornění půl hodiny před koncem pracovní doby. Ať víte, kdy si máte sbalit věci a odejít. To radí Paige Lichensová, učitelka jógy a meditace. Nebo si posledních třicet minut vyhraďte na to, že si promyslíte, co vás čeká další den, doporučuje Catherine Fisherová, expertka na práci z LinkedIn. „To vám zaručí, že další den, až přijdete do práce, zase budete o krok napřed." Navíc budete mít klidnější mysl a lépe se vám bude spát. A ráno plni energie hurá do práce!