Ani slovo ven. Jak si pohlídat tajemství ve firmě i doma

Komerční sdělení
10. červen 2020 četba na 3 minuty

Foto: www.officedepot.cz

V současné době mají informace vyšší hodnotu než kdy dříve, je proto velmi důležité umět s nimi správně zacházet. A to platí nejen při uchovávání informací, ale také v případě, že se jich chcete zbavit. Už dávno nestačí jednoduše vyhodit vytištěný papír do koše. Máme pro vás několik příkladových situací, kdy doporučujeme zničit dokumenty tak, aby se nedostaly do nepatřičných rukou, a to jak v kanceláři, tak doma.

Pracujete s citlivými údaji

Kopie různých smluv s klienty, výplatní pásky, cenové nabídky. Všechny kopie i výtisky firemních dokumentů by měly být v případě potřeby zničeny tak, aby si uvedené údaje nikdo nemohl přečíst. Možná vám to přijde jako samozřejmost, ale pro jistotu si zrevidujte, že vy ani nikdo jiný ve vaší firmě občas nevyhodí kopii dokumentu s citlivými údaji. U určitých druhů dokumentů je dokonce stanoveno právní normou, jakým způsobem se mají zničit, rozhodně to tedy nepodceňujte.

Plánujete marketingovou kampaň

Spousta firem se pohybuje ve vysoce konkurenčním prostředí, proto marketingové strategie často bývají utajovány do poslední chvíle. Většina firem ale před spuštěním nové kampaně provádí různé prezentace, kde rozdává tištěné podklady všem zainteresovaným pracovníkům. Dobře si tedy pohlídejte, aby žádná z těchto kopií neskončila jen tak vyhozená v koši. Tyto interní informace by nikdy neměly opustit kancelář v čitelné podobě.

Máte vytištěné účetní doklady

Faktury, doklady, objednávky, dodací listy. Všechny tyto dokumenty obsahují informace o tom, co nakupujete, od koho a za kolik. Obsahují také čísla účtů a často i razítka a podpisy. Ať už chcete vyhodit fakturu k nákupu z e-shopu nebo objednávku starou pět let, měli byste být opatrní a tyto dokumenty patřičně znečitelnit. Představte si, že vyhodíte celý balík dokladů do kontejneru, kde si potenciální zloděj přečte, jakou elektroniku jste si nakoupili domů do obýváku.

Kopie dokladů nebo výpisy z banky

Okopírovali jste si pro jistotu na dovolenou svůj pas? Nebo vám stále chodí výpisy z účtu v papírové podobě? Pokud pro vás tyto dokumenty už nejsou důležité a chcete je vyhodit, měli byste je zničit tak, abyste neriskovali zásah do vašeho soukromí nebo zneužití dokladů.

Jak na výběr skartovačky, která zničí každé tajemství

Kvalitní skartovačka papíru slouží ke znehodnocení dokumentů, které už splnily svůj účel, a je třeba, aby byly nenávratně zničeny. Je ale dobré vybrat si správný stroj, který bude vyhovovat vašim potřebám. Nejprve si ujasněte tyto body:

  • Jak často budete skartovat
  • Kolik dokumentů budete denně nebo týdně likvidovat
  • Gramáž skartovaných dokumentů
  • Potřeba skartovat také jiná média (CD, platební karty apod.)

Zdroj: www.officedepot.cz

V druhém kroku si nastudujte, jaký stupeň utajení budete potřebovat, tedy jaký typ dokumentů budete chtít skartovat. Čím vyšší stupeň utajení, tím více najemno by měly být dokumenty ve skartovačce nařezány. Existují dokonce skartovačky, které umí papír nasekat nejprve na podélné proužky a poté napříč na malinké kousky, čímž se zajistí maximální ochranu informací na papíře.

TIP: Zjistěte více informací o správném výběru skartovačky ve videu.

Akční letáky