Plánovat, plánovat, plánovat
Zní to otřepaně, ale je tomu tak. Plán je při organizaci času opravdu zásadní. Bez jasné představy o tom, čeho a jak chcete dosáhnout, se budete ve svých úkolech plácat třeba celý den a žádného výsledku nedosáhnete. Nikdo neříká, že byste měli mít naplánovanou každou minutu pracovního dne, nejste roboti. Přesto je však dobré si jasně stanovit, které úkoly vás v daném dni čekají a kolik času potřebujete k jejich splnění. Také zjistěte, co je třeba udělat hned, co je třeba udělat do konce dne a co lze dokončit další den.
Před začátkem práce si:
- Stanovte, které úkoly jsou prioritní a je potřeba se na ně zaměřit a které naopak mohou počkat.
- Uvědomte si, čeho můžete v rámci daného času reálně dosáhnout.
- Vždy mějte vyčleněný nějaký čas pro neočekávané akutní úkoly, které si vyžádají vaši pozornost.
- Pokud pracujete na dlouhodobém projektu, stanovujte si podúkoly, které vám pomohou sledovat váš postup a budou vás motivovat.
Hlavně pravidelně
Neřešte jenom jak si zorganizovat den, který je před vámi. Myslete dopředu. Stanovte si týdenní nebo měsíční plán práce a zaneste do něj pravidelné úkoly a úkoly, které máte zadané předem. Mějte zkrátka přehled v tom, co vás čeká. K dlouhodobému plánování se skvěle hodí aplikace, ve kterých můžete pracovat s vašimi úkoly. Nespornou výhodou oproti papírovému plánovači či diáři je rychlé a snadné přesouvání úkolů ze dne na den bez zbytečného škrtání a hledání řádu v chaosu desítek šipek. V aplikaci se vám také zobrazí nové úkoly, které dostanete zadané šéfem. Uvidíte kolik času, jste nad úkoly strávili a usnadní se vám tak výkazy práce.
Pokud jste tím, kdo úkoly přiděluje, potřebujete plánovat dvojnásob. Musíte mít přehled v tom, které úkoly vypracovává, který zaměstnanec a zda bude vše potřebné včas připravené k odeslání klientovi. Zde opravdu doporučujeme zahodit veškeré papíry se složitými rozpisy a vrhnout se na plánování práce v aplikaci. Kromě přiřazování úkolů pomáhá i s plánováním směn.
S příšerou bojujte po ránu
Anglické rčení „kill a monster in the morning“ radí, abyste nejdůležitější úkoly splnili hned na začátku dne. Dokud jste svěží a plní energie pusťte se do toho, co je potřeba udělat přednostně. Tak se vyhnete tomu, že byste nepříjemný úkol oddalovali tak dlouho, až byste byli nuceni ho plnit pozdě v noci s obřím šálkem kávy a kruhy pod očima.
Samozřejmě ale dbejte především na vaše osobní návyky a biorytmus. Pokud patříte mezi ranní zombíky, nelámejte těžké úkoly přes koleno a začněte něčím jednodušším. Jestliže pro vás rána nejsou problém, zkuste ale zabíjet příšery, co nejdříve.
Analyzujte své aktivity
Sledujte kolik času vám, které úkoly zabraly a zamyslete se nad tím, zda některé z nich nemůžete delegovat na někoho jiného. Či si zjistěte, zda neexistují nástroje, pomocí kterých by šla časově náročná práce urychlit.
Pokud se vám nějaké důležité úkoly nepodařilo během dne splnit, udělejte z nich další den prioritu. To vám pomůže na ně v záplavě nových podnětů nového dne nezapomenout.
Nepolevujte
Jak už jistě chápete, time management je pro každou práci klíčový. Díky němu nebudete plýtvat pravděpodobně nejcennější komoditou na světě – vaším časem. Jak se vám bude dařit s jeho organizací, záleží ale především na vás. Pokud budete vytrvalí, uvidíte, že vám plán práce pomůže zlepšit kvalitu pracovního a potažmo i osobního života.